Muitas empresas que eu conheço, independente do tamanho e do segmento, ainda estão precisando fazer onboarding remoto. Inclusive, tenho certeza que, se cuida desta rotina e está contratando, a pandemia está forçando você a tocar a integração à distância.
Eu sempre gostei de usar ferramentas para facilitar o meu dia-a-dia de trabalho, inclusive no onboarding. Já apresentei slides em salas cheias, mas sempre estive atenta às possibilidades do ambiente digital.
Como a maioria, comecei arriscando pouco. Nas contratações, por exemplo, me limitava a enviar a lista de documentos para admissão por e-mail.
Até que fundei a Maggy | Recrutamento Digital e isto foi o grande ponto de virada. Nossas primeiras seleções ainda eram mistas, mas logo passaram a totalmente remotas para maior agilidade e melhor experiência de empresas e candidatos.
De lá pra cá, fui aperfeiçoando as técnicas. Percebi o quanto o executar e entregar um trabalho de qualidade não tinha nada a ver com estar presente fisicamente!
Mas fiz essa introdução toda só para compartilhar com você os principais erros que a maioria dos profissionais comete ao fazer onboarding remoto. Acredite: as falhas têm sido comuns.
E eu sei, mais do que ninguém, que um bom acolhimento faz toda a diferença, especialmente, no trabalho remoto!
Então, veja quais são esses erros e como você pode parar de cometê-los hoje mesmo, seja na empresa em que trabalha ou em sua própria empresa.
Erro #1: iniciar o onboarding remoto somente no primeiro dia de trabalho
Acha que a socialização começa no primeiro dia do colaborador ou colaboradora? Na verdade, um programa de integração bem-sucedido tem início na seleção e na contratação.
Esqueça aquele template-padrão, em que só os dados básicos da vaga são divulgados. Forneça também informações detalhadas a respeito da empresa e da equipe.
Conte a história da sua empresa. Além disto, informe missão, visão e valores, quer dizer, o motivo da empresa existir, aonde planeja chegar e jeito de ser.
Na realidade, você deve oferecer às pessoas candidatas uma visão geral sobre como é trabalhar na sua empresa. Realce cultura, trabalhos de responsabilidade socioambiental, ações da equipe, entre outros pontos.
Mas como fazer isto? Na página de carreiras da sua empresa na web, use conteúdos para mostrar os olhares das lideranças e do time.
Por exemplo, como são os escritórios ou home offices? O que ocorre nos bastidores e eventos? E mais: permita que a equipe faça narrativas autênticas.
Já no primeiro clique do mouse, as pessoas devem visualizar informações como estas. Assim, elas poderão avançar para as etapas seguintes conhecendo a sua organização.
Já durante o processo de contratação, você pode enviar e receber documentos e assinar os contratos à distância. Existem sistemas específicos para facilitar e centralizar estes afazeres, mas também existem e-mail, WhatsApp e scanner.
A esta altura, você pode enviar materiais mais extensos, como, por exemplo, um manual da cultura organizacional. Desta forma, o primeiro dia de trabalho não ficará pesado.
Erro #2: não planejar o onboarding remoto e já partir para a execução
Com os prazos cada vez mais apertados, é fácil pular da contratação direto para o primeiro dia de trabalho. O problema disso é que você prejudica a performance de quem está chegando e os resultados da sua empresa.
Comece a delinear o programa de integração pensando nestas três esferas: empresa, setor e função. Em seguida, você precisa pensar nas questões a seguir.
- Quais conteúdos serão apresentados em cada esfera? Em qual ou quais formatos? Quais ferramentas serão utilizadas para isto? Uma dica: aprofunde-se nos tópicos já iniciados no processo seletivo.
- Qual será o cronograma de atividades? Qual a duração do programa? Será necessário conciliar agendas e fusos horários?
- Mesmo à distância, adotarei ou manterei a entrega do kit de boas vindas? Se sim, o que faz sentido para este momento? Já tenho em estoque ou precisarei comprar?
- Enviaremos móveis e equipamentos para apoiar o colaborador ou a colaboradora em casa (ou onde estiver)? Em caso afirmativo, preciso providenciar uma nova aquisição?
- Quais acessos aos nossos sistemas serão necessários criar?
- Quais benefícios foram negociados para liberação já no primeiro dia de trabalho?
- Você e o gestor direto podem planejar, principalmente para juniores, um projeto para execução em ambiente teste. Mas pense num formato que aprimore as competências necessárias à função.
Assim, dá para treinar e acelerar a rampagem sem riscos. 😉
Erro #3: ser 'frio' e 'distante' no onboarding remoto
A quarentena e o trabalho remoto já impõem distância física, mas isto não deve implicar em falta de interação. O objetivo maior do onboarding remoto não é acolher, incluir? Então, cerque-se de cuidados para não desviar-se disto. Assim:
- Cuide para que as lideranças sejam bem atenciosas. Elas são fundamentais e, por isto, devem estar envolvidas e comprometidas com o sucesso desde a seleção.
- Imagine-se num novo emprego em que suas ligações e mensagens só são respondidas após muito tempo. Resultado? Insegurança e baixa performance. Por isto, no início, esteja disponível, se possível, até por 24h! Haha...
A receptividade da equipe fará toda a diferença. Logo, envie um e-mail a todos com o profile do LinkedIn e a data de início do novo ou da nova colega.
- Preze pela clareza e transparência porque, no fim das contas, uma situação mal entendida pode fragilizar todo o esforço feito até aqui. Contextualize as orientações, explicando motivos, meios e fins.
E faça questão de que fiquem cientes do momento atual da empresa.
- Lembra que o onboarding deve ser iniciado na seleção? Então, para já acolher, use os canais de comunicação inteligentemente.
Por e-mail, envie orientações mais densas. Por WhatsApp, alertas e informações rápidas. Por telefone ou vídeo, assuntos mais sérios ou que demandem aproximação.
Se você enviar mensagens escritas todo o tempo, por exemplo, vai perder a grande chance de causar uma ótima impressão.
- Todo mundo gosta de um mimo, não é mesmo? Se for com a sua marca, você pode despertar memórias afetivas! Assim sendo, prefira os brindes personalizados.
- A quarentena fez algumas instituições, como o Nubank, enviar até cadeiras para as equipes como uma forma de apoiá-las não só na estrutura, mas emocionalmente. Você, se ainda estiver praticando o trabalho remoto ou híbrido, de modo similar, pode oferecer o que fizer sentido para o seu negócio.
- Mostre às pessoas que você se importa com elas. Se esforce para que kit de boas vindas, contas e senhas, equipamentos, etc., sejam entregues no prazo.
- Se o volume de admissões é grande e o ou a CEO faz questão de dar as boas vindas, o faça gravar um vídeo para isto. Em algumas empresas, isto já era prática antes da pandemia.
- Você deve prever atividades grupais no cronograma de onboarding remoto. Para aproximar as pessoas, pense em videoconferências entre setores, reuniões gerais, grupos de afinidade, happy hours ou jogos virtuais. Use a sua criatividade.
- Para que servem madrinhas e padrinhos mesmo? 🤔 Numa empresa, a função é similar! Este é um poderoso mecanismo para incluir pessoas.
Erro #4: não direcionar o trabalho durante o onboarding remoto
Hoje, estamos num mundo em que o chefe não está junto o tempo todo, “vigiando” 👀. Então, como direcionar remotamente as pessoas que estão entrando?
- Se você apenas cobrar horários e disponibilidade, vai demonstrar desrespeito e desconfiança. Então, durante o onboarding remoto, o melhor é envolver as pessoas num objetivo em comum.
- Você já sabe que microgerenciar é contraproducente. A melhor maneira é, então, oferecer, logo na chegada, instrumentos para organização de tarefas e acompanhamento das entregas e performance.
- Concentre-se em alinhar expectativas, orientar, acompanhar as entregas e promover sessões de feedbacks para apoiar o ajuste de possíveis desvios. Você pode (e deve) montar uma agenda com esta finalidade por, no mínimo, trintas dias.
- Eu não poderia deixar de dizer à você: seja o exemplo, a referência, o norte. Inspire.
Percebe que o onboarding remoto exige maiores cuidados? Isto porque a tela de um computador limita a capacidade da pessoa observar e absorver o ambiente e os códigos de conduta. Você é quem deve preencher estas lacunas.
E, se o que você quer é ter pessoas não apenas socializadas, mas também incluídas, performando fantasticamente no menor tempo possível, o melhor caminho é ser original e fiel ao jeito de ser da sua empresa ao desenvolver o programa!
Por fim, se você ainda não fez onboarding remoto, mais cedo ou mais tarde vai precisar fazer. Pesquise outras boas práticas, troque ideias com colegas da área e guarde a página deste artigo para futuras consultas!
